Dokumentacja medyczna pacjenta jest własnością podmiotu leczniczego udzielającego świadczeń zdrowotnych. Może się zdarzyć, że potrzebować będziemy dostępu do dokumentacji medycznej, dlatego warto wiedzieć na jakich zasadach jest ona przechowywana i udostępniana pacjentom.
Pacjent ma prawo do dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej jego stanu zdrowia oraz udzielonych mu świadczeń zdrowotnych.
Obowiązki przychodni
Obowiązkiem NZOZ VIVAMED jest udostępnienie dokumentacji medycznej pacjentowi na każde jego żądanie – zagwarantowane jest to w ustawie o prawach pacjenta. Dane zawarte w dokumentacji medycznej podlegają ochronie określonej w ww. ustawie oraz w przepisach odrębnych. W celu dostępu do dokumentacji medycznej należy zwrócić się pisemnie do kierownika placówki który ma obowiązek udostępnić ją uprawnionemu wnioskodawcy.
Obowiązki pacjenta
Pacjent powinien wyznaczyć osobę upoważnioną do wglądu w swoją dokumentację medyczną. Osobą upoważnioną może być członek rodziny – siostra, brat, rodzic, wnuki, dalsza rodzina bądź przyjaciel czy sąsiad. Powyższe znacznie ułatwi odbiór dokumentacji medycznej przez upoważnioną osobę w sytuacji jeśli pacjent jest chory, a jego stan zdrowia nie pozwala na osobistą wizytę w NZOZ VIVAMED. Dokumentacja pacjenta jest objęta tajemnicą lekarską i nieuprawniona osoba nie ma prawa do niej zaglądać. Osoba uprawniona powinna dysponować pisemnym upoważnieniem chorego do wglądu w dokumentację – poniżej zamieszczamy oświadczenie do pobrania, może być ono złożone w każdym momencie w rejestracji przychodni. W przeciwnym wypadku może się okazać, że po śmierci pacjenta jedynym sposobem na uzyskanie wglądu do dokumentacji jest uzyskanie nakazu sądowego.
Kto ma dostęp do dokumentacji medycznej pacjenta?
Dokumentacja może być udostępniania nie tylko pacjentowi, ale także jego przedstawicielowi ustawowemu bądź osobie upoważnionej na piśmie. Po śmierci pacjenta, prawo wglądu w dokumentację medyczną ma wyłącznie osoba upoważniona przez pacjenta za życia. Na mocy obowiązujących przepisów prawa dokumentacja medyczna jest udostępniana również innym uprawnionym podmiotom w szczególności:
- podmiotom udzielającym świadczeń zdrowotnych, jeżeli dokumentacja ta jest niezbędna do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych;
- organom władzy publicznej, Narodowemu Funduszowi Zdrowia, organom samorządu zawodów medycznych oraz konsultantom krajowym i wojewódzkim, w zakresie niezbędnym do wykonywania przez te podmioty ich zadań, w szczególności kontroli i nadzoru;
- podmiotom, o których mowa w art. 119 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej, w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia kontroli na zlecenie ministra właściwego do spraw zdrowia;
- ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, sądom, w tym sądom dyscyplinarnym, prokuraturom, lekarzom sądowym i rzecznikom odpowiedzialności zawodowej, w związku z prowadzonym postępowaniem;
- uprawnionym na mocy odrębnych ustaw organom i instytucjom, jeżeli badanie zostało przeprowadzone na ich wniosek;
- organom rentowym oraz zespołom do spraw orzekania o niepełnosprawności, w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem;
- podmiotom prowadzącym rejestry usług medycznych, w zakresie niezbędnym do prowadzenia rejestrów;
- zakładom ubezpieczeń, za zgodą pacjenta;
- lekarzowi, pielęgniarce lub położnej, w związku z prowadzeniem procedury oceniającej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów o akredytacji w ochronie zdrowia, w zakresie niezbędnym do jej przeprowadzenia;
- wojewódzkiej komisji do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych, o której mowa w art. 67e ust. 1, w zakresie prowadzonego postępowania;
- spadkobiercom w zakresie prowadzonego postępowania przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych, o której mowa w art. 67e ust. 1;
- osobom wykonującym czynności kontrolne na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (Dz. U. Nr 113, poz. 657 i Nr 174, poz. 1039), w zakresie niezbędnym do ich przeprowadzenia.
W jaki sposób uzyskać dostęp do dokumentacji?
Dokumentacja medyczna jest udostępniania na podstawie:
- złożenia pisemnego wniosku osobiście w NZOZ VIVAMED ( pobierz wniosek);
- złożenia pisemnego wniosku za pośrednictwem tradycyjnej drogi pocztowej, na adres: NZOZ VIVAMED ul. Zamiejska 17, 03-580 Warszawa.
Należy jednak pamiętać, że udostępnianie dokumentacji następuje w trybie zapewniającym zachowanie poufności i ochrony danych osobowych. Dlatego też:
- do wniosku należy dołączyć pisemne upoważnienie do wydania dokumentacji medycznej w przypadku upoważnienia osoby innej niż wskazana w dokumentacji medycznej;
- upoważnienie, o którym mowa wyżej dla swojej ważności musi być sporządzone w obecności pracownika upoważnionego do wydania dokumentacji medycznej. W innym przypadku upoważnienie musi być zaopatrzone w notarialnie lub urzędowo poświadczony podpis upoważniającego.
Pacjenta lub osoba przez niego upoważniona ma prawo do:
- bezpłatnego przeglądania dokumentacji na terenie placówki zdrowia w obecności pracownika udostępniającego dokumentację i w uzgodnionym terminie, nie może jej jednak wynosić na zewnątrz;
- w razie zaistnienia potrzeby posiadania dokumentacji medycznej w formie papierowej może wystąpić o sporządzenie wyciągów, odpisów lub kopii. Zgodnie z ustawą za to musi jednak ponieść opłatę.
Opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej.
Opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej wynoszą:
- jedna strona kopii – 0,60 PLN,
- jedna strona wyciągu – 6,00 PLN,
- jedna strona odpisu – 3,00PLN
- udostępnienie dokumentacji do wglądu na miejscu, po uprzednim uzgodnieniu terminu, jest bezpłatne.
Rozróżnienie pojęć wyciąg, odpis i kopia.
Używane w przepisach ustawy o prawach pacjenta pojęcia wyciąg, odpis i kopia nie są w niej zdefiniowane. W związku z tym problematyczne może być ich odróżnienie. Pojęć tych używa się w licznych aktach prawnych z wielu różnych gałęzi prawa, także jednak bez podania ich znaczenia. Dlatego należy się odwołać do ich słownikowego znaczenia.
- wyciąg - skrótowy tekst zawierający najważniejsze dane z całości lub jego część – potwierdzone za zgodność z oryginałem.
- odpis - kopia dokumentacji medycznej lub przepisana treść dokumentacji medycznej, opatrzone przez upoważnionego pracownika NZOZ VIVAMED podpisem, pieczątką „za zgodność z oryginałem” oraz pieczątką firmową.
- kserokopia - powielony mechanicznie za pomocą kserokopiarki oryginał dokumentacji medycznej, bez jakiejkolwiek pieczęci NZOZ VIVAMED i podpisu osoby uprawnionej do działania w jego imieniu.
Jak długo przechowuje się dokumentację medyczną?
NZOZ VIVAMED ma obowiązek przechowywać dokumentację medyczną przez okres 20 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkiem:
- dokumentacji medycznej w przypadku zgonu pacjenta na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, która jest przechowywana przez okres 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon;
- zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, które są przechowywane przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie;
- skierowań na badania lub zleceń lekarza, które są przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia;
- dokumentacji medycznej dotyczącej dzieci do ukończenia 2. roku życia, która jest przechowywana przez okres 22 lat.
Po upływie okresów wymienionych w ust. 1 podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych niszczy dokumentację medyczną w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta, którego dotyczy.